Recruitment Assistant

Als Recruitment Assistant ben je een essentiële schakel in het recruitment- en onboardingproces van nieuwe medewerkers voor ons bedrijf. Met een combinatie van initiatief, creativiteit en nauwkeurigheid draag je bij aan het succesvol aantrekken en onboarden van kandidaten. Je bent verantwoordelijk voor het begeleiden van kandidaten tijdens de pre- & onboarding, het opstellen van arbeidsovereenkomsten, het aanmaken van vacatures en het continu optimaliseren van onze wervings- en onboardingprocessen. Bovendien krijg je de kans om zelfstandig projecten op te pakken en bij te dragen aan de groei van ons team. 

Je werkt samen als één team aan het waarmaken van één missie. Daarbij ben je proactief om te helpen de energietransitie te versnellen. Je creëert ruimte om inzichten en meningen met collega’s uit te wisselen en neemt verantwoording om bij te dragen aan het gezamenlijke plan. 

Om succesvol te zijn in deze functie breng je het volgende mee: 

Vereiste vaardigheden: 

• Initiatief: Je neemt proactief stappen om problemen op te lossen en kansen te benutten zonder expliciete instructies. 
• Creativiteit: Je kunt innovatieve benaderingen bedenken om de processen uit te voeren en te verbeteren. 
• Nauwkeurigheid: Je bent uiterst nauwkeurig bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten, overige documenten en het uitvoeren van overige werkzaamheden om fouten te minimaliseren. 
• Communicatievaardigheden: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk, met kandidaten, managers en teamleden. 
• Organisatorische vaardigheden: Je bent in staat om meerdere taken te beheren en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. 
• Stressbestendigheid: Je bent in staat om in drukke perioden te versnellen en de juiste prioriteiten te stellen om de ervaring van stress/druk te verlagen. 
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: In drukke perioden en wanneer er ruimte ontstaat actief elkaars werk kunnen overnemen en ondersteunen, zodat de werkdruk verdeeld wordt. 

Kwalificaties: 

• Bacheloropleiding in Human Resources, Bedrijfskunde of een gerelateerd vakgebied; 
• Ervaring met administratieve of contractuele processen, als bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of HR-administratie; 
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; 
• Bekendheid met HR-systemen en tools voor wervingsautomatisering is gewenst, waarbij kennis van SuccessFactors een pre is. 

Je bent 32 uur per week beschikbaar, waarbij je in ieder geval op vrijdag wilt werken. 

Vacature opstart: 

• Vanuit een recruitmentverzoek vertaal jij de behoefte naar een positie in de HR systemen en stelt hiring manager en recruiter op de hoogte dat zij het proces kunnen vervolgen. 

Kandidatenbegeleiding: 

• Jij bent 1e aanspeekpunt voor kandidaten & beantwoordt vragen vanuit sollicitanten en (toekomstige) collega’s & hiring managers; 
• Beheer van de centrale recruitment mailbox; 
• Je begeleidt kandidaten gedurende hun onboardingproces, zorgend voor een soepele overgang naar hun nieuwe functie; 
• Interpersoonlijke communicatie. Niet iedereen is digitaal vaardig. Je bent bereid om de kandidaat te begeleiden om alle relevantie informatie aan te leveren. Out of the box denken in oplossingen om de kandidaat verder te helpen is hiervoor een must. 
• Verstrek essentiële & tijdige informatie aan nieuwe medewerkers over het onboardingproces, wat wordt er van ze verwacht richting hun eerste werkdag. 

Pre-boarding: 

• Je stelt nauwkeurig arbeidsovereenkomsten op en zorg voor een tijdige en correcte afhandeling van documentatie; 
• Je zorgt ervoor dat alle administratie op orde is en alle benodigde documenten zijn ontvangen;  
• Jij bent verantwoordelijk het opstarten van VOG processen en aanvragen van bedrijfsmiddelen; 
• Zorg voor een goede overdracht naar de collega’s van HR - People Services, die de data verder verwerken in de HR systemen en richting payroll. 

Onboarding: 

• Met je collega’s bereid je iedere maand de onboarding van nieuwe medewerkers voor, je nodigt toekomstig collega’s uit, regelt de lunches, informeert managers en alle stakeholders over het onboardingprogramma; 
• Iedere eerste werkdag van de maand geef jij met je collega’s een warm welkom aan de nieuwe collega’s, je doet de ID-check en maakt ze wegwijs in het onboarding programma en werken bij Eneco.  

Procesoptimalisatie: 

• Je analyseert voortdurend het proces en identificeer mogelijkheden voor verbetering en efficiëntie. 
• Je implementeert procesoptimalisaties, nieuwe templates etc om de effectiviteit van het proces en/of de candidate journey te verbeteren. 

Ondersteuning recruiters : 

• Je hebt een kort lijntje met je recruiters in de overdracht van nieuw aan te nemen kandidaten 
• Indien gewenst stel je arbeidsvoorwaardenvoorstellen op en bespreekt deze met een kandidaat;  
• Je beantwoordt administratieve vragen van recruiters en anticipeert op aankomende workload door (pro-)actief te informeren. 

De HR-afdeling van onze organisatie bestaat uit HR Services, HR in Business en Employee Experience. Recruitment maakt, naast de HR Connectoren, deel uit van HR in Business. 

Binnen recruitment kom je in een team dat in beweging is, waarbij veranderingsbereidheid, enthousiasme en diversiteit kenmerkend zijn voor het team. 

Als Recruitment Assistant werk je samen met het Recruitmentteam, bestaande uit: een Regisseur Recruitment, 11 (interim-) corporate Recruiters, 2 Recruiters Inhuurdesk en 2 Recruitment Assistants. Gedreven, resultaatgericht en vol ambitie gaat dit team voor vernieuwende oplossingen met business-impact. 

Het recruitmentteam bestaat uit een drietal clusters, die nauw met elkaar samenwerken. Binnen deze functie ben je de verantwoordelijke Recruitment Assistant voor ons Techniek cluster. Hierbij werk je nauw samen met de 2 Corporate Recruiters en Regisseur Recruitment.  

Daarnaast werk je vanzelfsprekend veel samen met jouw collega recruitment assistants en andere HR collega’s vanuit HR-Services.